Universitas Syiah Kuala dalam menyediakan layanan email memanfaatkan aplikasi Google mail yang menjadi bagian dari  layanan aplikasi Google Suites yang selanjutnya diberi nama Google Workspace for education. Google Workspace for education menyediakan berbagai layanan seperti Google mail, google drive, google docs, google sheets, google slide, google classroom dan beberapa aplikasi pendukung lainnya.

Dengan perkembangan pertumbuhan teknologi informasi dan komunikasi dan meningkatnya kebutuhan layanan google, google telah membuat kebijakan kepada seluruh sekolah dan perguruan tinggi pengguna layanan Google workspace bahwa mulai tahun 2022 layanan Google workspace for education akan dibatasi total kapasitasnya sebesar 100 TB dan 80.000 akun pengguna.  Kebijakan ini diambil oleh google untuk mempertegas penggunaan layanan google workspace for education adalah benar-benar untuk pendidikan. Kelebihan kapasitas yang digunakan akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan baru google.

Sebagai laporan bahwa saat ini USK telah menggunakan layanan google workspace for education dengan kapasitas yang mencapai lebih dari 200TB dengan lebih dari 70.000 akun pengguna yang telah digunakan. Sehingga besarnya kapasitas yang telah digunakan tersebut dapat disimpulkan bahwa USK harus menyiapkan anggaran khusus untuk layanan google tersebut.

Sebagai bentuk antisipasi dalam menyiapkan anggaran teknologi informasi yang lebih efisien, UPT TIK USK telah menyusun kebijakan baru terkait layanan teknologi informasi. Salah satu yang diatur adalah layanan akun email dan pembatasan storage untuk setiap akun. Kebijakan tersebut secara bertahap akan dilakukan mulai tanggal 1 -30 Juni 2022. Adapun langkah- langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:

  1. UPT TIK akan melakukan pemberitahuan akan adanya optimalisasi storage kesemua akun.
  2. Tim admin Google workspace USK akan memberitahukan seluruh akun-akun yang mengaktifkan layanan Google Workspace untuk melakukan penataan data yang tersimpan pada Google Drive dengan memprioritaskan khusus untuk mendukung akademik dan administrasi kerja di lingkungan USK. Untuk data non akademik mulai dilakukan dihapus atau dipindahkan (diunduh).
  3. Tim admin Google workspace USK akan memeriksa dan membuat surat pemberitahuan untuk mengingatkan kepada akun-akun yang mengaktifkan layanan Google Workspace dan menggunakan kapasitas penyimpanan di atas batas maksimum yang telah ditetapkan melalui surel.
  4. Tim admin Google workspace USK akan memberitahu melalui email terkait akun-akun yang akan dinonaktifkan atau dihapus yang disebabkan tidak aktif akun tersebut, mahasiswa telah lulus, pegawai atau dosen telah pensiun, banyaknya spam, atau adanya laporan penyalahgunaan akun untuk kepentingan pribadi non akademis, dan mengganggu kinerja USK
  5. Bagi akun yang mendapatkan pemberitahuan kapasitas layanan Google Workspace yang melebihi batas seperti yang dijelaskan pada poin ke-3. Jika dalam jangka waktu 1 (satu) bulan setelah pemberitahuan, kapasitas Google Drive masih melebihi batas kapasitas yang ditentukan, maka pihak admin akan melakukan suspend pada layanan Google Workspace dari akun tersebut
  6. Bagi akun yang mendapatkan pemberitahuan tentang penonaktifan akun yang disebutkan pada poin ke-4. Pihak admin akan memberikan waktu 1 (bulan) sebelum akun tersebut disuspend untuk memberi kesempatan bagi pengguna untuk mengambil/download data-data miliknya di layanan Google Workspace yang terhubung dengan akun tersebut. Proses pengambilan data dapat menggunakan fitur Google Takeout.
  7. Akun /layanan Google Workspace-nya disuspend dikarenakan poin ke-5 dan ke-6, masih dapat dikembalikan untuk keperluan penataan data atau penarikan data yang belum selesai (jika pengguna masih membutuhkan waktu lebih lama dalam menata data/menarik data) dengan mengirimkan permohonan ke UPT TIK USK. Jika layanan Google Workspace/Akun yang disuspend tidak ada respon dari pemiliknya setelah 1 bulan dari masa suspend, maka pihak admin akan menghapus layanan Google Workspace/Akun PAuS beserta data didalamnya dan data didalamnya tidak dapat dipulihkan kembali.
  8. Khusus Pengguna pemilik akun yang telah meninggal akan dilakukan pencadangan atau backup dan diberikan waktu toleransi 3 (tiga) bulan sebelum dilakukan penghapusan.
  9. UPT TIK akan melakukan evaluasi dari hasil penataan akun Google workspace ini sebagai bahan pendukung aturan baru tentang layanan akun email dan aplikasi kolaborasi yang akan ditetapkan awal tahun 2023.

By nunung